O processo de inventário físico dentro do SetaERP, é utilizado para ajustar o estoque da loja, mantendo-o sempre em dia, sem divergências, além de inventariar nosso estoque podemos fazer entrada e saída de produtos. Neste treinamento você aprenderá a realizar o Inventário Físico no SetaERP.



Pré-Requisitos


Antes de iniciar a contagem do estoque e posterior acerto do inventário, recomendamos seguir as seguintes recomendações:

  • O Inventário deve ser realizado com a loja fechada;
  • Todas as mercadorias devem possuir etiqueta, para facilitar a contagem. As etiquetas devem ser testadas antes do início do inventário para verificar se é possível a leitura através dos leitores de códigos de barras ou coletor de dados, caso estejam rasuradas ou danificadas, devem ser substituídas;
  • Os produtos devem ficar de forma organizada e de fácil acesso;
  • Produtos em Vendas Condicionais, não devem ser contabilizados juntamente no inventário, pois quando estão alocados em vendas condicionais já estão fora do estoque;
  • É indicado que liste o saldo de estoque para conferência após o fechamento do inventário, essa listagem pode ser feita acessando o Módulo Retaguarda, em seguida, Menu Relatórios e clicar na opção Produtos.



1. Contagem de Estoque


Para realizar o processo de inventário, acesse o SetaERP no Módulo Retaguarda, vá até o Menu Estoque e clique na opção Inventário Físico.


A contagem de estoque pode ser realizada de algumas formas, sendo que o SetaERP aceita as seguintes:

  1. Inserir produtos pela tela do Inventário de Estoque;
  2. Utilizando arquivo de texto (.TXT);
  3. Utilizando o SetaApp Inventário.


A seguir, mostraremos como realizar o acerto do estoque utilizando as opções citadas.




I - Inserir produtos pela tela do Inventário de Estoque


Passo 01: Na tela Inventário do Estoque, clique no botão Novo Inventário e informe o usuário e senha do responsável.


Passo 02: No campo Local Inventariado, informe um nome para identificação.


Passo 03: Observe que, após informar o nome do local inventariado, o sistema habilitará o campo Produto, aguardando que seja informado seu código ou então que seja pesquisado através do ícone da lupa.

 

Passo 04: Para adicionar mais itens, digite no campo Produto, a quantidade e depois * (asterisco), dessa forma será alterado o campo Quantidade, apresentando o valor digitado, feito isso, informe o código do produto.


Passo 05: Caso perceba que digitou uma quantidade errada, é possível retirar esse produto de sua contagem, para isso, digite a quantidade e o sinal de - (menos), em seguida, informe o código do produto.


Passo 06: Caso queira visualizar a quantidade informada para determinado produto, digite o número 0 (zero) seguido de * (asterisco), o campo Quantidade ficará zerado. Em seguida, informe o código do produto e visualize o valor existente no campo Acumulado.


Passo 07: Adicione todos os produtos que sua loja possui em estoque.


Passo 08: Antes de avançar para o Acerto do Inventário, valide a opção "Contei os produtos reservado nas vendas pendentes"

  • Caso a loja tiver vendas condicionais, vendas do pré-vendas, se você marcar essa opção, o sistema irá considerar o estoque de todos os produtos que estão com status pendente


Exemplo:

  • Quando eu não seleciono essa opção: Considerar os produtos reservados nas vendas pendentes e contei 2 itens no inventario ele irá acrescentar apenas esses itens contados, ignorando o estoque das vendas que estão pendentes.


  • Quando eu seleciono essa opção: Considerar os produtos reservados nas vendas pendentes, se eu tenho um produtos em vendas pendentes, no meu estoque atual aparece 3 produtos, e irá inserir os 2 itens que não foram bipados e/ou inseridos no inventário:




II - Utilizando arquivo de texto (.TXT)


Outra forma de adicionar os produtos no sistema, é importando um arquivo TXT, gerado no programa Bloco de Notas, onde o mesmo deverá possuir os códigos dos produtos contados.


Para utilizar esta opção, siga os passos abaixo.


Passo 01: Na tela Inventário do Estoque, clique no campo Coletor e selecione a opção Outros, em seguida, clique no botão Importar Coletor e localize o arquivo .TXT em sua máquina.


Obs.: para carregar o arquivo no SetaERP, basta dar dois cliques sobre o produto, ou então, selecione-o e clique no botão Arquivo Txt.


Lembrando que, os códigos de barras dentro do arquivo de texto, devem respeitar os seguintes padrões:

7909276583046     //código de barras

7909276583022;5  //código de barras; quantidade 

12488333              //código do produto com grade

12488334;2          //código do produto com grade;quantidade


Passo 02: Após localizar o arquivo desejado, o sistema retornará uma mensagem de confirmação apresentando quantos produtos foram importados.




III - Utilizando o SetaApp Inventário


A forma mais indicada para realizar a contagem de seu estoque, é através do aplicativo SetaApp Inventário.


Após realizar a contagem de todos os seus produtos e exportar a listagem do seu aparelho celular, siga os passos abaixo:


Passo 01: Na tela Inventário do Estoque, clique no campo Coletor e selecione a opção SetaApp, em seguida, clique no botão Importar Coletor.


Passo 02: O sistema irá localizar os produtos que foram exportados do celular e, em seguida, apresentará uma mensagem de confirmação, informando quantos produtos foram importados.


Para visualizar um treinamento completo sobre o SetaApp Inventário, clique aqui.




2. Locais inventariados


Após realizar a importação das contagens, seja pela contagem direta pelo sistema, por arquivos .TXT ou importando as listagens do aplicativo, verificar os locais que foram inventariados e conferir os produtos e quantidades antes de realizar o acerto.


Para isso, siga os passos abaixo:


Passo 01: Na tela Inventário do Estoque, clique no botão Locais Inventariados, onde será aberta a seguinte tela:


Passo 02: Selecionando o local e clicando no botão Detalhes, será possível conferir os produtos contados no local inventariado selecionado. 


Passo 03: Caso necessário, realize a exclusão de produtos ou até mesmo a exclusão de um local.



3. Acertar inventário


Realizada a conferência dos locais a serem inventariados, partimos para a parte final, que é realizar o Acerto do Inventário.


Para isso, siga os passos abaixo:


Passo 01: Na tela Inventário do Estoque, clique no botão Acertar, onde será aberta a seguinte tela:


Nesta tela, podemos realizar o acerto de estoque de diversas formas, sendo elas:

  • 1-Algumas Marcas: realiza o acerto de estoque das marcas selecionadas;
  • 2-Alguns Departamentos: realiza o acerto de estoque dos Departamentos selecionados;
  • 3-Alguns Grupos: realiza o acerto de estoque dos Grupos selecionados;
  • 4-Algumas Coleções: realiza o acerto de estoque das coleções selecionadas;
  • 5-Por Referência: pode ser informado uma única referência e acertar o estoque de todos os produtos com esta referência;
  • 6-Produtos avulsos (Ignora os não contados): podemos inventariar produtos avulsos, independente de marca, tamanho ou referência. Irá ignorar os produtos não contados, ou seja, não será alterado o saldo dos produtos que não estão no inventário;
  • 7-Entrada de produtos (Ignora o estoque atual): podemos realizar a entrada de produtos pelo inventário sem alterar o estoque atual, apenas adicionando estes produtos inventariados;
  • 8-Saída de produtos (Ignora o estoque atual): podemos realizar uma saída de produtos pelo inventário sem alterar o estoque atual, apenas dando saída dos produtos inventariados;
  • 9-Toda a Loja: Realiza o acerto de todo o estoque da loja, ou seja, substituirá todo o estoque. 


Passo 02: Após selecionar a forma de inventário desejada, de acordo com a necessidade da loja, informe a Data Base e clique no botão OK.


Obs.: informando uma data base menor que a atual, o sistema irá ignorar as movimentações (entrada e saída) que ocorreram nesse período (data informada até a data atual), desta forma, poderá ser realizado o acerto do inventário sem prejuízo para o estoque movimentado depois da data da realização do inventário. Lembrando que, o correto é realizar o inventário com a loja fechada, essa opção deve ser utilizada apenas em casos de extrema necessidade.


Passo 03: Clicando no botão OK, o sistema abrirá a tela Acerto do inventário do estoque, onde irá carregar todos os produtos que estavam na tela Locais Inventariados.


Os produtos serão divididos, conforme legenda na lateral esquerda, da seguinte forma:

  • Todos: os produtos serão carregados em tela independente de sua situação;
  • Confere: as quantidades informadas no inventário são as mesmas que já haviam no estoque, desta forma, não será modificado o estoque;
  • Não confere: as quantidades informadas no inventário não são as mesmas que já existiam, sendo que o sistema irá fazer um acerto, deixando o estoque com a mesma informação do inventário;
  • Não contados: são produtos que possuíam alguma quantidade, porém, não foram informados no inventário, desta forma, o sistema irá zerar a quantidade de tais produtos;


Importante: recomendamos que, antes de realizar o acerto do inventário, salve os arquivos no formato .XLS (Excel), separados pelas categorias informadas acima, isso será muito útil caso necessário realizar alguma conferência futuramente.


Passo 04: Para salvar os arquivos, selecione a categoria desejada e também o agrupamento, em seguida, clique no botão Excel. Caso prefira salvar em .PDF ou realizar a impressão, clique no botão Imprimir.


Passo 05: Após salvar todos os arquivos, clique no botão Acertar ou pressione a tecla de atalho F5, sendo que deverá ser informado o usuário e senha do responsável.




4. Exportar Coletor


Há situações em que será necessário exportar o código de barras dos produtos para um arquivo .TXT. Esse arquivo poderá ser lido por um coletor genérico ou poderá ser encaminhado para uma empresa terceirizada, contratada pela loja, para realizar a contagem do estoque.


Para realizar esse procedimento, siga os passos abaixo.


Passo 01: Na tela Inventário do Estoque, no campo Coletor, selecione Outros e clique no campo Exportar Coletor.


Passo 02: Selecione a opção Ambos, marque os departamentos que deseja exportar (geralmente todos) e clique no botão Exportar.


Obs.: para marcar todos os departamentos, clique no título da coluna Selecione os Departamentos.


Passo 03: O sistema retornará a seguinte mensagem:


Passo 04: Clique em Sim para confirmar e, em seguida, aparecerá a mensagem:


A mensagem apresentada após a exportação, conterá o horário de início e fim da exportação, a quantidade de produtos exportados e o local em que o arquivo foi salvo (c:\setaarquivos\inventario.txt). 


Para que a exportação seja realizada, é necessário que haja um Ponto de Ajuste (P.A) adicionado na base da loja, Módulo: Inventario, Método: Exportar. Caso não haja o ponto de ajuste, o sistema irá apresentar a seguinte mensagem:


Caso isso ocorra, entre em contato com nossa Central de Soluções, ficaremos felizes em lhe dar o devido suporte. 




5. Localizar inventário


Passo 01: Clique na lupa ao lado do campo Código do Inventário.


Passo 02: Será aberta a tela Localizar Inventário, podendo filtrar por Abertos, Concluídos ou Todos.


Passo 03: Ao dar dois cliques sobre um inventário concluído, o sistema habilitará o botão Consultar, onde poderão ser visualizados os produtos acertados no inventário.




6. Estornar inventário


Caso perceba que faltaram produtos ou ocorreu algum outro problema com o inventário acertado, o mesmo poderá ser estornado. Só poderão ser estornados os inventários que estiverem concluídos.


Para estornar um inventário, siga os passos abaixo.


Passo 01: Clique na lupa ao lado do campo Código do Inventário e dê dois cliques sobre o inventário desejado (status Concluído)


Passo 02: Clique no botão Estornar.


Passo 03: Será exibida a seguinte mensagem:


Passo 04: Clique em Sim para confirmar e informe o usuário e senha do responsável.


Passo 05: O sistema retornará o seguinte:


Feito isso, seu estoque irá retornar com as quantidades que estavam antes de realizar o acerto do inventário.


Importante: após finalizar o acerto do inventário, faça novamente a impressão do relatório de estoque, conforme mencionado no início deste manual. Esse relatório será de extrema importância caso necessite realizar alguma auditoria futuramente.



Segue abaixo, um vídeo explicando o procedimento detalhado acima.


Bom vídeo!!





Editado por 

Data 

Alyson Matheus Dall anora Galvão

14/05/2020

Luciane Schlichting 
21/05/2020